Gestión de contratos Sap

La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) es el proceso de seguimiento y gestión de todos los aspectos de un contrato para su ejecución, cumplimiento y otros factores de éxito a través de cada etapa del ciclo de vida del documento, desde su ejecución hasta su renovación o expiración. El proceso de gestión propiamente dicho comienza cuando se propone o solicita un contrato y continúa durante la entrega del bien o servicio prometido y hasta la renovación del contrato. Contar con un proceso de gestión de contratos sólido ayuda a las organizaciones a mantener un enfoque disciplinado de la gestión de los acuerdos, lo que puede ayudar a mitigar el riesgo y aumentar la probabilidad de que los contratos importantes funcionen según lo previsto.

La gestión del ciclo de vida de los contratos ayuda a las organizaciones a minimizar los riesgos de los contratos, a garantizar el cumplimiento de la normativa, a auditar los contratos para comprobar su rendimiento y a mantenerse organizadas de principio a fin. Una gestión eficaz del ciclo de vida de los contratos se traduce en un ahorro de costes y tiempo para cualquier organización.

Dentro de estas siete etapas, hay numerosas tareas y procesos de gestión de contratos que conforman el ciclo de vida completo del contrato. A continuación se presenta un desglose más completo del proceso de gestión de contratos, desde la solicitud hasta la renegociación.

Software Clm

Organizaciones de todos los tamaños se enfrentan a la necesidad de hacer malabares con múltiples contratos simultáneamente, estando cada uno de ellos en una fase diferente del ciclo de vida del contrato.    Un software de gestión de contratos líder reduce el riesgo, mejora la productividad y maximiza el valor de un contrato.    Pero, ¿qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos?    Siga leyendo para descubrirlo.

La gestión del ciclo de vida de los contratos es el proceso por el que se redacta, revisa, firma y ejecuta un contrato.    El modelo de “ciclo de vida” se utiliza para visualizar el recorrido de un contrato.    Comienza con las solicitudes y termina cuando éstas se cumplen en su totalidad, con la posibilidad de renovación.    Los ocho pasos comunes son: solicitudes, autorizaciones, negociaciones, aprobaciones, firmas, obligaciones, cumplimiento y renovaciones.

1.    Solicitudes: Esta fase inicial del ciclo de vida permite a las partes interesadas de la empresa reunir los detalles esenciales asociados a un nuevo contrato, una modificación, una renovación, etc.    Podría decirse que la fase de solicitud marca la pauta para que un contrato se procese de forma eficiente o esté plagado de retrasos.

Gestión férrea de los contratos

Una parte importante del análisis de los flujos de trabajo de la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) es desglosar ese ciclo de vida en etapas reconocibles. Para identificar las tendencias generales, es necesario separar todo el proceso en etapas definitivas, empezando por la generación y siguiendo una progresión distinta de actividades hasta su finalización. Una vez distinguidas esas etapas, pueden desglosarse y estudiarse individualmente para buscar posibles mejoras.

Para iniciar el ciclo de vida de un contrato, hay que crear el primer borrador del documento. Casi ninguna organización empieza a redactar nuevos contratos desde cero, pero esto puede seguir siendo un proceso largo. Aunque el 40% de los encuestados ha evolucionado hasta utilizar una integración con Salesforce para crear nuevos contratos, la herramienta más común para la generación de contratos sigue siendo Microsoft Word, ya sea en la nube (62%) o sin conexión (50%).

Es alentador que haya un cierto crecimiento para reducir el número de herramientas implicadas en la generación de contratos, pero también parece claro que la adopción a la nueva generación de herramientas es sólo parcial. Nuestra encuesta mostró que muchas organizaciones actuales utilizan más de una herramienta para crear nuevos acuerdos. La reticencia a abandonar la tecnología tradicional e inconexa ha dado lugar a largos periodos de generación de contratos y a un mayor margen de error.

Pasos de la gestión del ciclo de vida del contrato

Puede que la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) no sea la parte más glamurosa del proceso de ventas, pero es crucial para la salud general de la organización. Cuando los contratos se actualizan rápidamente, se basan en información precisa y se administran con eficacia, se benefician tanto la empresa como el cliente. El software de gestión del ciclo de vida de los contratos es una herramienta importante que le ayuda a simplificar el proceso, a satisfacer las necesidades de sus clientes y a generar valor adicional para la empresa.

El ciclo de vida del contrato es un proceso complejo con muchas tareas diferentes. Está la creación del propio contrato, que puede ir desde un simple acuerdo de una sola página hasta una enorme lista de especificaciones y enmiendas. Luego está el proceso de negociación y el de aprobación. Y, por último, hay que gestionar cuidadosamente el periodo posterior a la aprobación, que suele consistir en administrar el contrato, hacer cumplir las condiciones y elaborar informes de datos.

Optimizar cualquiera de estos procesos por separado es una tarea difícil si se intenta hacer de forma manual. Si se suman todos ellos, es claramente demasiado para que cualquier empresa pueda gestionarlos eficazmente sin la ayuda de una solución de software cohesionada.