Qué tipo de coste se produce para el funcionamiento general de la organización
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Cuando los contratistas llevan la contabilidad de los contratos, es fácil contabilizar los costes típicos del proyecto que se derivan de una factura por materiales tangibles entregados en una obra. Sin embargo, otros costes, conocidos como costes indirectos, suelen olvidarse en el proceso de planificación y presupuestación. En una serie de cinco partes, exploraremos las razones por las que los costes indirectos son igual de importantes, no sólo para el éxito de un trabajo, sino también para el éxito general de su empresa.
Para definir los costes indirectos hay que entender primero qué elementos no son costes indirectos: los costes directos y los gastos generales y administrativos. Los costes directos son los que pueden identificarse directamente o atribuirse a un trabajo concreto. Ejemplos de estos costes son los materiales directos, la mano de obra directa y los costes de subcontratación. Por ejemplo, un coste directo de un subcontratista es fácilmente identificable con un trabajo porque el subcontratista presentaría facturas del trabajo concreto en el que está trabajando.
Los costes indirectos son gastos directamente identificables como costes de construcción, pero no son fácilmente atribuibles a contratos específicos. Son, por ejemplo, la mano de obra no directamente atribuible a ningún trabajo (por ejemplo, un director de proyecto que trabaja en varios trabajos en la oficina), la supervisión del contrato, las herramientas y el equipo, los suministros, el control de calidad y la inspección, los seguros, las reparaciones y el mantenimiento, la depreciación y la amortización.
Directrices para la asignación de costes indirectos
Todo proyecto patrocinado tiene costes directos e indirectos. Los costes directos son aquellos que pueden identificarse específica y fácilmente con un proyecto o actividad concreta y son admisibles según las directrices de las organizaciones patrocinadoras. Los costes indirectos, según los Requisitos Administrativos Uniformes, los Principios de Coste y los Requisitos de Auditoría para las Concesiones Federales emitidos por la Oficina de Gestión y Presupuesto (Guía Uniforme), son aquellos costes que se producen para objetivos comunes o conjuntos, y que no pueden identificarse fácil y específicamente con un proyecto patrocinado concreto, una actividad de instrucción o cualquier actividad institucional. Estos costes también se denominan a veces “costes de instalaciones y administrativos (F&A)” o “gastos generales”. Los términos costes indirectos, costes generales y costes de F&A son sinónimos. Estos costes indirectos son diferentes de los costes directos.
Los costes indirectos de la universidad incluyen la depreciación de edificios y equipos y la asignación por uso; la administración general; los gastos de administración de departamentos, programas patrocinados y proyectos patrocinados; los intereses; los gastos de funcionamiento y mantenimiento; los gastos de biblioteca; y los gastos de administración y servicios para estudiantes. La mayoría de las agencias federales y otras organizaciones patrocinadoras pagan a la universidad por los costes indirectos además de los costes directos de una subvención o contrato.
Otros ejemplos de costes directos
Los costes de instalaciones y administrativos (F&A) son los costes indirectos de llevar a cabo la investigación, la enseñanza u otras actividades patrocinadas que no pueden atribuirse fácilmente a un proyecto patrocinado específico. Al solicitar el reembolso de los costes indirectos de un proyecto patrocinado, la Universidad está recuperando los costes ya gastados para apoyar estas actividades.
Además, la política de los Regentes sobre la recuperación total de los costes indirectos se recoge en la Orden Permanente de los Regentes 100.4(m), Deberes del Presidente de la Universidad. Estas políticas establecen el principio de la recuperación total de los costes de los trabajos o servicios realizados con fondos extramuros.
La recuperación total de los costes incluye todos los costes directos e indirectos. Los costes directos se definen como los costes que pueden identificarse fácil y específicamente en beneficio de un programa o proyecto concreto. Los costes indirectos para las instituciones de educación superior de EE.UU., descritos como “costes de instalaciones y administrativos (F&A)” en el Código de Reglamentos Federales (CFR), se definen específicamente en parte en 2 CFR § 200.56 como
Costes no subvencionables de los contratos públicos
El acuerdo de tasas de costes de instalaciones y administrativos (F&A) de la Universidad de Chicago con el gobierno federal establece que las tasas de costes F&A (frecuentemente denominadas “indirectas”) indicadas en el acuerdo deben utilizarse en las propuestas presentadas a las agencias de financiación federales. En los presupuestos sólo deben figurar/utilizarse las tasas adecuadas, establecidas en el acuerdo negociado sobre tasas de F&A.
Los costes indirectos son costes que no son directamente identificables con un proyecto patrocinado específico (por ejemplo, los costes de las operaciones generales como los servicios públicos, las operaciones del edificio, los servicios de la biblioteca, las compras, las oficinas administrativas, etc.) pero están asociados con el coste de hacer investigación y/o formación.
Los costes indirectos federales se calculan sobre una base de costes directos totales modificados (MTDC). La base MTDC incluye los sueldos y salarios, los beneficios adicionales, los materiales y suministros, los consultores, los servicios, los viajes, los costes de los animales (compras, perdiems, trabajo de laboratorio), las subvenciones y los subcontratos hasta los primeros 25.000 dólares de cada subvención o subcontrato.